Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit JustizBot ist:

Kontakt für Datenschutzanfragen: info@staatsanwaltschaftnrwrp.de

JustizBot ist eine privat organisierte Plattform für fiktive Abläufe in GTA-Roleplay. Die folgenden Hinweise betreffen ausschließlich Daten, die im Zusammenhang mit dieser Website tatsächlich verarbeitet werden.

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden zur technischen Bereitstellung und zur Erkennung von Fehlern bzw. Missbrauch Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet. Hierzu können Zeitpunkt des Abrufs, angeforderte Seite, Browserinformationen, Betriebssystem, Referrer und IP-Adresse gehören.

Das Webhosting erfolgt über IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Laut IONOS werden bei seinem Webhosting-Produkt die für die Besucherstatistik erhobenen Zugriffsdaten unmittelbar anonymisiert und für acht Wochen gespeichert. Das gilt für diese von IONOS beschriebenen Webhosting-Daten und bedeutet nicht, dass sämtliche Protokolle der JustizBot-Anwendung nach acht Wochen verschwinden.

Zweck ist die stabile und sichere Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage für insoweit personenbezogene Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionierenden Betrieb).

3. Benutzerkonten und Anmeldung

Für interne Zugänge werden insbesondere Benutzername, verschlüsselt gespeicherter Passwort-Prüfwert (Hash), Rolle und Berechtigungen, Dezernat, Konto- und Aktivitätszeitpunkte sowie gegebenenfalls ein selbst gewähltes Profilbild verarbeitet.

Zur Abwehr unberechtigter Zugriffe verarbeitet JustizBot fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit Benutzername, IP-Adresse und Zeitstempel. Bei internen Aktionen kann ein Protokolleintrag mit Benutzerkennung, Aktion, Zeitstempel und IP-Adresse entstehen.

Diese Verarbeitungen dienen der Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung, Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Nutzung auf einer gesonderten Nutzungsvereinbarung beruht, kommt für zur Durchführung erforderliche Vorgänge Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht.

4. Sitzungen, Cookies und lokale Einstellungen

Zur Anmeldung verwendet die Website ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie (PHP-Sitzung; grundsätzlich ohne feste Lebensdauer im Browser). Wird die Option „Sitzung merken“ aktiviert, speichert die Anwendung zusätzlich das Cookie justizbot_remember für maximal 30 Tage, um eine erneute Anmeldung zu ermöglichen. Der dazugehörige Schlüssel wird serverseitig nur in gehashter Form gespeichert.

Für rein lokale Darstellungswünsche kann der Browser Einstellungen wie justizbot-theme und justizbot-sidebar im Local Storage speichern. Diese Einstellungen dienen der Bedienbarkeit.

Für technisch unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endeinrichtungen kann die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gelten. Werden künftig optionale Tracking-, Marketing- oder andere nicht notwendige Technologien eingesetzt, müssen die erforderlichen Informationen und gegebenenfalls Einwilligungen ergänzt werden.

5. Ermittlungsakten, Dokumente und Behördenportal

Im Rahmen des fiktiven Rollenspiels können innerhalb von JustizBot Aktenzeichen, Namen von Spielfiguren, Rollen, Akteninhalte, Tatvorwürfe, Zeugen- und Beteiligtenangaben, Nachrichten, Dokumente, Profilbilder sowie zugehörige Links gespeichert werden.

Im Behördenportal können berechtigte RP-Teilnehmende Dokumentlinks und Inhalte übermitteln. Zur Prüfung kann die Anwendung ein angegebenes Google-Dokument auf Abruf auslesen bzw. exportieren und erkannte Angaben zur Kontrolle anzeigen. Die Daten werden anschließend bei bestätigter Einreichung in der Datenbank verarbeitet. Google verarbeitet Daten bei der Bereitstellung des Ausgangsdokuments nach eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen.

Diese Verarbeitung dient der Durchführung und Verwaltung des Rollenspielsystems, der Bearbeitung eingereichter fiktiver Fälle sowie der Nachvollziehbarkeit. Rechtsgrundlage für etwaige personenbezogene Daten ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es sollen ausschließlich fiktive Spielinformationen eingegeben werden. Echte Ausweisnummern, Telefonnummern, Anschriften oder sensible persönliche Daten gehören nicht in die RP-Akten.

Falls trotz dieser Vorgabe echte Daten über andere Personen eingereicht werden, können diese ebenfalls von der Verarbeitung betroffen sein. Betroffene können ihre Datenschutzrechte über die unten genannte Kontaktmöglichkeit geltend machen.

Die Bereitstellung von RP-Akteninhalten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die für ein Benutzerkonto oder eine Akteneinreichung erforderlichen Angaben können diese Funktionen allerdings nicht genutzt werden. Bei Daten, die nicht direkt von betroffenen Personen stammen, können als Quelle beispielsweise eingereichte Rollenspielunterlagen und Angaben anderer Teilnehmender dienen.

6. Empfänger und eingesetzte Dienste

Auf gespeicherte Inhalte können diejenigen internen Nutzer zugreifen, deren Rollen und Berechtigungen den jeweiligen Zugriff erlauben. Technisch erforderliche Auftragsverarbeiter, insbesondere der Hostinganbieter IONOS, können Daten im Rahmen des Betriebs verarbeiten.

Wenn über das Behördenportal ein Google-Docs-Dokument abgerufen wird, wird zu diesem Zweck eine Verbindung zum Dienst des Dokumentanbieters hergestellt. Es handelt sich dabei nicht um einen pauschalen Zugriff von Google auf sämtliche JustizBot-Akten.

Sofern zusätzliche Dienste wie ein Content Delivery Network (CDN) aktiviert werden, kann eine weitere Verarbeitung von Verbindungsdaten durch den jeweiligen Anbieter stattfinden. Welche Dienste tatsächlich aktiv sind und ob dabei eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, muss vor der öffentlichen Nutzung anhand der IONOS-Konfiguration geprüft und diese Erklärung entsprechend ergänzt werden.

7. Speicherung und Löschung

Benutzerkonten und RP-Akten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die Nutzung und Verwaltung des Rollenspielsystems benötigt werden, und danach unter Beachtung etwaiger Aufbewahrungspflichten gelöscht. Technisch ist für interne Fall- und Auditprotokolle derzeit keine allgemeine automatische Löschfrist zugesichert; die Löschung muss durch den Betreiber organisatorisch sichergestellt werden.

Erfolglosen Anmeldeversuchen zugeordnete Sicherheitsdaten werden durch die Anwendung regelmäßig bereinigt (Einträge älter als einen Tag). Im Behördenportal werden aus IP-Adressen abgeleitete Hashwerte zur Missbrauchserkennung verarbeitet; ältere Einträge werden dort anlassbezogen bereinigt, in der Programmierung derzeit für Einträge nach zwei Tagen vorgesehen. „Sitzung merken“-Anmeldeschlüssel laufen nach maximal 30 Tagen ab. Die von IONOS beschriebenen Webhosting-Besucherdaten werden laut Anbieter nach acht Wochen gelöscht.

Da bei individuellen Fallakten und internen Protokollen noch keine feste Löschfrist technisch umgesetzt ist, muss der Betreiber vor breiter Freischaltung verbindliche Lösch- und Aufbewahrungsregeln festlegen und umsetzen.

Optionale Push-Benachrichtigungen und installierbare Web-App

Nur nach deiner ausdrücklichen Aktivierung im angemeldeten Benutzerkonto speichert JustizBot für Browser-Push-Benachrichtigungen einen gerätespezifischen Push-Endpunkt sowie die zugehörigen technischen Verschlüsselungsschlüssel, einen Gerätenamen und Zeitstempel. Die Endpunkte können technisch einem Gerät zugeordnet werden. Du kannst die Funktion für das jeweilige Gerät jederzeit in den Push-Einstellungen deaktivieren.

Zum Versand wird eine verschlüsselte Nachricht an den Push-Dienst des jeweiligen Browseranbieters übertragen (je nach Browser beispielsweise Apple, Google, Mozilla oder Microsoft). Diese Dienstleister können Verbindungsmetadaten verarbeiten; hierbei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfinden. In der Push-Nachricht stehen bewusst keine Beschuldigtendaten oder Akteninhalte, sondern nur ein allgemeiner Hinweis. Bitte beachte auch die Datenschutzhinweise deines Browseranbieters.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des von dir aktivierten optionalen Push-Dienstes. Als Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Betracht; die Einwilligung kannst du durch Deaktivieren widerrufen. Die Web-App speichert keine Ermittlungsakten offline zwischen. Benachrichtigungen bleiben in der internen Aktenverwaltung unabhängig von Push verfügbar. Der Versandstatus wird im System protokolliert; solche Einträge werden spätestens mit dem zugehörigen Benachrichtigungseintrag bzw. Gerät gelöscht. Für weitere Daten ist ein Löschkonzept vor dem Produktivbetrieb verbindlich festzulegen.

8. Deine Rechte

Soweit personenbezogene Daten von dir verarbeitet werden und die DSGVO anwendbar ist, hast du je nach Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO).

Bei einer auf Einwilligung beruhenden Verarbeitung kann eine erteilte Einwilligung grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Für Anfragen verwende bitte die unter „Verantwortlicher und Kontakt“ angegebene E-Mail-Adresse.

9. Sicherheit und Änderungen

Die Website setzt HTTPS für die verschlüsselte Übertragung ein. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mit einem Passwort-Hashverfahren überprüft. Rollen- und Zugriffsbeschränkungen sollen den Zugriff auf interne Inhalte begrenzen; vollständige Sicherheit kann dennoch nicht garantiert werden.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Verarbeitung personenbezogener Daten ändern.